Hướng dẫn giải nhanh Tin học 11 định hướng Tin học ứng dụng Cánh diều bài 1: Làm quen với Microsoft access

KHỞI ĐỘNG

Câu hỏi: Một doanh nghiệp nhỏ cần quản lí kho hàng bằng máy tính. Theo em, nên chọn dùng phần mềm ứng dụng nào? Tại sao?

Hướng dẫn trả lời:

Một doanh nghiệp nhỏ cần quản lí kho hàng bằng máy tính nên dùng Microsoft Access. Vì nó là phần mềm hệ quản lý CSDL phù hợp với các cơ quan, tổ chức nhỏ hay người dùng cá nhân. Cách hoạt động cùng những thao tác tương đồng với các ứng dụng trong bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office.

1. GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS

Câu 1: Hình 1 minh hoạ các thành phần chính trong một cửa sổ làm việc của Microsoft Access phiên bản 365.

1) Hãy cho biết một số điểm giống nhau giữa cửa sổ làm việc của Microsoft Access với Microsoft Word.

2) Hãy cho biết một số điểm khác nhau giữa cửa sổ làm việc của Microsoft Access với Microsoft Excel.

Hướng dẫn trả lời:

1) Điểm giống:

- Thiết kế bảng

- Cơ sở dữ liệu Access

- Tạo biểu mẫu trong Access

- Truy vấn

- Báo cáo

2) Điểm khác: 

- Quản lý dữ liệu: Access tốt hơn trong việc giúp bạn duy trì sự gọn gàng, dễ tìm kiếm và sẵn dùng cho nhiều người dùng đồng thời. 

- Phân tích dữ liệu: Excel thường thực hiện tốt hơn các tính toán phức tạp, khám phá các kết quả có thể có và tạo biểu đồ chất lượng cao.

Nhiệm vụ 1: Tạo CSDL bảng khuôn mẫu

a) Tạo một CSDL theo mẫu Student. Mở bảng Student và chuyển sang khung nhìn thiết kế.

b) Thử ghi lưu CSDL vừa tạo ở câu a) về máy tính cá nhân với một tên tùy ý.

Hướng dẫn trả lời:

a) Để tạo một CSDL theo mẫu Student và mở bảng Student trong chế độ thiết kế, bạn có thể tuân theo các bước sau:

   - Khởi động Microsoft Access. Nếu Access đã khởi động, hãy chọn Tệp > Mới.

   - Chọn tạo một cơ sở dữ liệu trống hoặc lựa chọn một mẫu có sẵn.

   - Đặt tên cho cơ sở dữ liệu của bạn, xác định vị trí lưu trữ, và sau đó nhấn vào Tạo. Nếu cần, bạn có thể bật nội dung khi được nhắc trên thanh thông báo màu vàng khi cơ sở dữ liệu được mở.

b) Để thực hiện việc sao lưu CSDL bạn vừa tạo ở câu a) vào máy tính cá nhân với một tên tùy ý, bạn có thể thực hiện các bước sau:

   - Chọn Tệp > Lưu dưới dạng.

   - Dưới phần Loại tệp cơ sở dữ liệu, lựa chọn Lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng.

   - Dưới phần Nâng cao, chọn Sao lưu cơ sở dữ liệu và sau đó nhấn Lưu dưới dạng. Hệ thống sẽ tự động tạo tên tệp mặc định bao gồm tên cơ sở dữ liệu gốc và thời điểm của việc sao lưu.

   - Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn Lưu để hoàn tất quá trình.

Nhiệm vụ 2: Khám phá biểu mẫu và thử nhập dữ liệu từ biểu mẫu

a) Mở biểu mẫu Student List, chuyển sang khung nhin Form View (nếu cần thiết).

b) Nhập dữ liệu tuỳ ý cho vải bản ghi và một vài trường:

- Trường với kiểu dữ liệu date/Time, chú ý cách Access hỗ trợ dùng lịch để chọn ngày tháng.

- Trường /Level. chú ý biểu mẫu sẽ thả xuống danh sách để chọn.

- Mở bảng Students để xem kết quả nhập dữ liệu.

Hướng dẫn trả lời:

Khám phá biểu mẫu và thử nhập dữ liệu từ biểu mẫu theo hướng dẫn sau:

a) Mở biểu mẫu "Student List" và chuyển sang chế độ xem "Form View" (nếu cần thiết).

b) Nhập dữ liệu theo ý muốn vào một số bản ghi và một vài trường sau:

- Trường có kiểu dữ liệu Date/Time: Lưu ý rằng Access hỗ trợ việc sử dụng lịch để chọn ngày tháng.

- Trường/ Level: Biểu mẫu sẽ hiển thị một danh sách thả xuống để bạn có thể chọn.

c) Mở bảng "Students" để xem kết quả của việc nhập dữ liệu.

Nhiệm vụ 3: Xem các thuộc tính chi tiết của một cột

a) Mở bảng Student trong khung nhìn thiết kế, chú ý vùng File Properties hiển thị các thuộc tính chi tiết hơn.

b) Nháy chuột vào Data Type của trường Student, identifier ID và xem các thuộc tính.

c) Làm tương tự với trường Date of Birth.

Hướng dẫn trả lời:

Để xem các thuộc tính chi tiết của một cột trong bảng Student, bạn có thể thực hiện các bước sau:

a) Mở bảng Student trong khung nhìn thiết kế và chú ý đến vùng "File Properties" hiển thị các thuộc tính chi tiết.

b) Nhấp chuột vào "Data Type" của trường Student_ID và xem các thuộc tính chi tiết của nó.

c) Thực hiện tương tự với trường "Date of Birth" để xem các thuộc tính chi tiết của nó.

VẬN DỤNG

Câu 1: Theo em, khi nào nên tạo mới một CSDL Access từ khuôn mẫu có sẵn?

Hướng dẫn trả lời:

Nên tạo mới một CSDL Access từ khuôn mẫu có sẵn khi muốn xây dựng cơ sở dữ liệu để dễ dàng tìm ra chỉ những dữ liệu bạn muốn bằng truy vấn. 

CÂU HỎI TỰ KIỂM TRA

Câu 1: Vùng điều hướng trong cửa sổ làm việc của Access hiển thị những gì?

Hướng dẫn trả lời:

• Bảng (Table): Dùng để lưu dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể.
• Mẫu hỏi (Query): Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác định từ một hoặc nhiều bảng
• Biểu mẫu (Form): Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin
• Báo cáo (Report): Được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra

Câu 2: Có thể mở bằng CSDL dưới những khung nhìn nào?

Hướng dẫn trả lời:

Bảng CSDL có thể được mở với các khung nhìn sau đây:

- Bảng (Table): Bảng dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một thực thể cụ thể, có nhiều bản ghi, mỗi bản ghi chứa thông tin về một trường hợp cụ thể của thực thể đó.

- Truy vấn (Query): Truy vấn được sử dụng để sắp xếp, tìm kiếm và trích xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng.

- Biểu mẫu (Form): Biểu mẫu giúp tạo ra một giao diện thuận tiện để nhập hoặc hiển thị thông tin.

- Báo cáo (Report): Báo cáo được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp dữ liệu đã chọn và in ra.- Chế độ Thiết kế Bảng (Datasheet Design view): Hiển thị cấu trúc của bảng dưới dạng lưới bảng, cho phép chỉnh sửa các thuộc tính, khóa chính, quan hệ với các bảng khác và các thuộc tính liên quan khác.

Câu 3: Khung nhìn thiết kế bảng gồm mấy phần? Từng phần hiển thị những gì?

Hướng dẫn trả lời:

Khung nhìn thiết kế bảng trong Access được chia thành hai phần chính:

- Phần trên: Hiển thị thông tin về bảng đang được thiết kế, bao gồm tên bảng và các nút để thực hiện các tác vụ liên quan đến thiết kế bảng như lưu, đóng, kiểm tra lỗi, thêm trường, sửa trường, xóa trường, đặt khóa chính, và hiển thị thuộc tính của từng trường như tên trường, kiểu dữ liệu, chiều dài, hạn chế, khóa chính, ràng buộc,...

- Phần dưới: Hiển thị danh sách các chỉ mục của bảng, bao gồm chỉ mục duy nhất và chỉ mục phụ. Các chỉ mục này được sử dụng để tối ưu hóa việc truy vấn dữ liệu từ bảng.