Ôn tập kiến thức Tin học 11 định hướng Tin học ứng dụng Cánh diều bài 6: Tạo báo cáo đơn giản

[toc:ul]

1. XÂY DỰNG BÁO CÁO ĐƠN GIẢN

a) Các loại báo cáo

- Xây dựng báo cáo là khâu quan trọng cuối cùng hoàn tất việc kết xuất thông tin từ CSDL phục vụ người dùng.

- Thông tin được kết xuất từ dữ liệu cập nhật mới nhất và người xem báo cáo không sửa đổi được các mục dữ liệu.

- Báo cáo chi tiết hiển thị tất cả các bản ghi đã chọn, được phân nhóm và sắp xếp, có thể thêm số liệu tóm tắt mỗi nhóm ví dụ như: tổng con, số đếm, tỉ lệ phần trăm,... Cuối báo cáo thường có các số liệu tổng hợp toàn bộ.

- Báo cáo tóm tắt không liệt kê tất cả bản ghi đã chọn, chỉ trình bày các số liệu tổng hợp nhóm theo một chiều nào đó.

Ví dụ: tổng hợp theo tháng, theo quý, theo năm (chiều thời gian); tổng hợp các chi nhánh khác nhau: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh,... (chiều địa điểm).

- Một báo cáo tóm tắt phân tích nhiều chiều dựa trên một mẫu truy vấn riêng tạo bằng Crosstab Query Wizard. 

Ví dụ: báo cáo phân tích theo cả hai chiều, thời gian (theo tháng, theo quý, theo năm) và theo các chi nhánh ở nhiều địa phương khác nhau.

b) Truy vấn chuẩn bị dữ liệu

- Thông thường dữ liệu cho báo cáo là kết quả một truy vấn được thiết kế để lấy ra những thông tin cần báo cáo.

- Hàm Month để trích ra phân “tháng” từ một mục dữ liệu kiểu Date. 

Thao tác: Gõ nhập trực tiếp vào cột “Month: Month([Ngày mượn]).

c) Tạo nhanh báo cáo đơn giản

+ Bước 1. Mở truy vấn (hoặc chỉ cần đánh dấu chọn).

+ Bước 2. Nháy chọn Create\Report sẽ tạo một báo cáo.

+ Bước 3. Ghi lưu với tên “MượnTrả-Month”.

2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG REPORT WIZARD

- Trình tiện ích Report Wizard hỗ trợ tạo báo cáo và cho phép lựa chọn tùy biến theo yêu cầu.

+ Bước 1. Nháy chuột chọn Create\Report Wizard.

+ Bước 2. Chọn bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu cơ sở cho báo cáo.

+ Bước 3. Chọn các trường dữ liệu cần báo cáo.

+ Bước 4. chọn gộp nhóm theo trường dữ liệu nào.

+ Bước 5. Chọn một bài trí cơ sở cho báo cáo.

+ Bước 6. Nhập tên báo cáo trước khi chọn Finish.

3. GỘP NHÓM, SẮP XẾP VÀ CÁC TỔNG CON

- Gộp nhóm các bản ghi là để tóm tắt dữ liệu nhằm hiển thị tổng con (hay giá trị trung bình, giá trị cực tiểu, giá trị cực đại) cho mỗi trường dữ liệu kiểu số của từng nhóm bản ghi.

- Sau khi gộp nhóm thì dữ liệu từng nhóm sẽ xuất hiện trong phần Detail.

Hướng dẫn thực hiện

+ Bước 1. Mở báo cáo chi tiết trong khung nhìn thiết kế. 

- Nháy vào lệnh Group & Sort trong vùng nút lệnh. Cửa sổ Group, Sort, and Total xuất hiện ở đáy màn hình.

+ Bước 2. Nháy nút lệnh Add a group; nháy vào mũi tên trỏ xuống cạnh select field; tiếp tục nháy chọn Month.

+ Bước 3. Access gợi ý sắp xếp tăng dần “from smallest to largest”. Có thể bỏ qua nếu không muốn sử dụng.

+ Bước 4. Nháy mũi tên More để thấy các lựa chọn tóm tắt dữ liệu (nếu chưa thấy). Access đưa ra gợi ý sẵn, thường là đã phù hợp. Tuy nhiên, ta có thể thay đổi nếu không đúng nhu cầu.

+ Bước 5. Đánh dấu chọn cách hiển thị.

+ Bước 6. Ghi lưu. 

4. THỰC HÀNH TẠO BÁO CÁO ĐƠN GIẢN

Nhiệm vụ 1. 

a) Truy vấn dữ liệu làm nguồn cho báo cáo

b) Tạo nhanh báo cáo đơn giản:

+ Bước 1. Mở truy vấn (hoặc chỉ cần đánh dấu chọn).

+ Bước 2. Nháy chọn Create\Report sẽ tạo một báo cáo.

+ Bước 3. Ghi lưu với tên “MượnTrả-Month”.

Nhiệm vụ 2. 

a) Thao tác:

+ Bước 1. Nháy chuột chọn Create\Report Wizard.

+ Bước 2. Chọn bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu cơ sở cho báo cáo.

+ Bước 3. Chọn các trường dữ liệu cần báo cáo.

+ Bước 4. chọn gộp nhóm theo trường dữ liệu nào.

+ Bước 5. Chọn một bài trí cơ sở cho báo cáo.

+ Bước 6. Nhập tên báo cáo trước khi chọn Finish. 

b) Gộp nhóm, sắp xếp và tính các tổng con

+ Bước 1. Mở báo cáo chi tiết trong khung nhìn thiết kế. 

- Nháy vào lệnh Group & Sort trong vùng nút lệnh. Cửa sổ Group, Sort, and Total xuất hiện ở đáy màn hình.

+ Bước 2. Nháy nút lệnh Add a group; nháy vào mũi tên trỏ xuống cạnh select field; tiếp tục nháy chọn Month.

+ Bước 3. Access gợi ý sắp xếp tăng dần “from smallest to largest”. Có thể bỏ qua nếu không muốn sử dụng.

+ Bước 4. Nháy mũi tên More để thấy các lựa chọn tóm tắt dữ liệu (nếu chưa thấy). Access đưa ra gợi ý sẵn, thường là đã phù hợp. Tuy nhiên, ta có thể thay đổi nếu không đúng nhu cầu.

+ Bước 5. Đánh dấu chọn cách hiển thị.

+ Bước 6. Ghi lưu. 

=> Kết luận:

- Lệnh Report giúp dễ dàng tạo báo cáo chi tiết có phân nhóm dựa trên truy vấn có sắp xếp kết quả thích hợp.

- Trình tiện ích Report Wizard hỗ trợ tạo báo cáo lấy dữ liệu từ nhiều bảng hay truy vấn, có các tùy chọn sắp xếp và bài trí đa dạng.

- Trong khung nhìn thiết kế báo cáo, nhằm lệnh Group & Sort hỗ trợ phân nhóm, sắp xếp và thêm các loại tổng con.