Ôn tập kiến thức Tin học 11 định hướng Tin học ứng dụng Cánh diều bài 1: Làm quen với Microsoft access

[toc:ul]

1. GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS

- Microsoft Access (gọi tắt là Access) là phần mềm hệ quản trị CSDL phù hợp với các cơ quan, doanh nghiệp nhỏ hay người dùng cá nhân.

a) Vùng nút lệnh

- Ở phía trên cùng của cửa sổ làm việc là vùng nút lệnh gồm nhiều dải lệnh nằm đè lên nhau.

- Các thẻ (tab) để mở các dải lệnh File, Home, Create, External Data, Database Tools,...

- Access làm thay đổi các thành phần trong vùng nút lệnh trong vùng làm việc tùy theo đối tượng đang làm việc.

b) Vùng điều hướng

- Vùng điều hướng hiển thị các đối tượng trong một CSDL.

- Mỗi đối tượng được thể hiện dưới dạng một biểu tượng kèm với tên của nó.

Ví dụ:  là bảng,  là truy vấn,...

c) Vùng làm việc

- Nháy đúp chuột vào biểu tượng của đối tượng trong vùng điều hướng sẽ làm hiển thị nội dung của đối tượng đó trong vùng làm việc.

- Có thể mở đồng thời nhiều đối tượng trong vùng làm việc.

- Mỗi đối tượng sẽ có một thẻ ở bên trên cho thấy tên của nó.

- Nháy chuột chọn thẻ sẽ làm hiển thị nội dung của đối tượng đã chọn.

- Để đóng đối tượng, nháy chuột vào dấu  ở góc trên bên phải màn hình.

Nhận xét và quy ước chung:

- Thường có vài cách thao tác khác nhau để đạt được cùng một kết quả. Cách được coi là “chính thống” khi mới làm quen với phần mềm là bắt đầu từ một nút lệnh trong một dải lệnh ở vùng làm việc.

- Quy ước: Trong hướng dẫn thao tác sẽ viết ngắn gọn cho dễ nhớ. Ví dụ: Create\Table…

- Thao tác nhanh: Khi đã quen dung, nên ưu tiên nháy chuột sang phải và sử dụng bảng chọn nổi lên (context menu). Ở đây có các lựa chọn thích hợp với bối cảnh lúc đó, rất tiện chọn lệnh tiếp theo.

d) Thay đổi khung nhìn

- Một đối tượng trong CSDL Access có thể mở dưới các khung nhìn (View) khác nhau. Mỗi khung nhìn phục vụ tốt nhất cho một loại công việc.

- Để thay đổi khung nhìn có một đối tượng, có thể thực hiện một trong các cách sau đây:

Cách 1: Nháy chuột vào nút lệnh View để hiển thị danh sách chọn khung nhìn, sau đó chọn khung nhìn thích hợp.

Cách 2: Nháy chuột vào các nút lệnh chọn khung nhìn có sẵn ở góc phải dưới của cửa sổ Access.

Cách 3: (Dùng bảng chọn nổi lên) Nháy chuột phải lên thẻ của đối tượng đang mở và chọn khung nhìn thích hợp.

2. CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS

- Một CSDL Access được lưu trong máy tính thành một tệp có đuôi là “.accdb”.

3. TẠO MỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU

a) Tạo cơ sở dữ liệu mới từ Blank desktop database

Bước 1. Khởi chạy Access, chọn New hoặc từ cửa sổ làm việc của Access, chọn File\New.

Bước 2. Nháy chuột chọn Blank desktop database, một cửa sổ Access mở ra.

Bước 3. Đổi tên tệp thay cho tên mặc định ở ô File Name và xác định thư mục nơi chứa tệp CSDL. Sau đó nhấn Create.

b) Tạo CSDL từ khuôn mẫu

Tạo mới một CSDL từ khuôn mẫu chỉ khác tạo CSDL trống ở Bước 2: cần tìm và chọn khuôn mẫu trước khi thực hiện Bước 3. Chi tiết Bước 2 như sau:

- Nếu thấy khuôn mẫu mong muốn, nháy chọn nó; một cửa sổ Access sẽ mở và thực hiện tiếp Bước 3.

- Nếu chưa nhìn thấy khuôn mẫu mong muốn trên máy tính, cần tìm nó bằng cách sử dụng ô tìm kiếm (Search for online templates). Sau đó chọn tải về và mở ra.

4. BẢNG VÀ CÁC KIỂU DỮ LIỆU CỘT

- Có hai khung nhìn bảng là khung nhìn thiết kế (Design View) và khung nhìn bảng dữ liệu (Datasheet View).

- Trong khung nhìn bảng dữ liệu, mỗi bản ghi là một hàng trong bảng, mỗi cột trong bảng là một trường của bản ghi, chứa dữ liệu thuộc một kiểu nào đó.

- Mỗi kiểu dữ liệu có các thuộc tính nhất định.

- Cần thiết lập kiểu dữ liệu cho mỗi cột trong bảng phù hợp với thực tế và mục đích sử dụng.

5. HƯỚNG DẪN THAO TÁC KHÁM PHÁ TRONG KHUNG NHÌN THIẾT KẾ BẢNG

a) Các cột trong bảng

- Access luôn mặc định thiết kế trường dữ liệu đầu tiên tên là ID và có kiểu dữ liệu là AutoNumber. 

- Access mặc định chọn trường ID là khóa chính của bảng và hiển thị biểu tượng chìa khóa tại đầu mút trái cạnh tên trường. Có thể chọn trường khác làm khóa chính.

- Khung nhìn thiết kế bảng chia làm hai phần: nửa trên là danh sách tên trường (Field Name) kèm kiểu dữ liệu (Data Type), nửa dưới hiển thị các thuộc tính chi tiết của trường ta đang thiết kế, chỉnh sửa.

b) Thao tác thiết kế các cột trong bảng

Nháy chuột vào ô vuông đầu mút trái cạnh tên trường sẽ đánh dấu chọn cả hàng ngang. Sau khi đã chọn, có thể:

- Xóa hay chèn thêm trường mới kề bên: Dùng nút lệnh Delete Rows hay Insert Rows trong vùng nút lệnh.

- Đặt làm trường khóa chính của bảng hay gỡ bỏ không còn là khóa chính bằng nút lệnh Primary Key hình chìa khóa trong vùng nút lệnh.

Mẹo: Nháy chuột phải vào ô vuông dầu úi trái cạnh tên trường sẽ xuất hiện bảng chọn nổi lên với các lệnh tương tự.

- Nháy chuột vào tên trường để gõ nhập tên mới nếu muốn đổi tên.

6. THỰC HÀNH LÀM QUEN VỚI MICROSOFT ACCESS

Nhiệm vụ 1. Tạo CSDL bằng khuôn mẫu

a) Tạo một CSDL theo mẫu Students. Mở bảng Students và chuyển sang khung nhìn thiết kế.

b) Thử ghi lưu CSDL vừa tạo ở câu a) về máy tính cá nhân với một tên tùy ý.

Nhiệm vụ 2. Khám phá biểu mẫu và thử nhập dữ liệu từ biểu mẫu

a) Mở biểu mẫu Student List, chuyển sang khung nhìn Form View (nếu cần thiết).

b) Nhập dữ liệu tùy ý cho vài bản ghi và một vài trường:

- Trường với kiểu dữ liệu Date/Time, chú ý cách Access hỗ trợ dùng lịch để chọn ngày tháng.

- Trường Level, chú ý biểu mẫu sẽ thả xuống danh sách để chọn.

c) Mở bảng Students để xem kết quả nhập dữ liệu.

Nhiệm vụ 3. Xem các thuộc tính chi tiết của một cột

a) Mở bảng Students trong khung nhìn thiết kế, chú ý vùng Field Properties hiển thị các thuộc tính chi tiết hơn.

b) Nháy chuột vào Data Type của trường Students ID và xem các thuộc tính.

c) Làm tương tự với trường Date of Birth.

Nhiệm vụ 4. Khám phá các thao tác thiết kế cột trong khung nhìn thiết kế bảng Students 

a) Thử xóa một trường, ví dụ E-mail Address, Home Phone,...

b) Thử chèn thêm một trường mới vào chỗ vừa xóa bớt xong.

c) Thử đổi tên một vài trường, ví dụ First Name thành Tên, Last Name thành Họ, đổi tên trường có kiểu dữ liệu Date/Time thành ngày sinh.

=>  Kết luận:

- Có thể mở một bảng (biểu mẫu, truy vấn, báo cáo) dưới các khung nhìn khác nhau trong vùng làm việc của Access tuỳ theo việc ta muốn làm.

- Khung nhìn thiết kế bảng chia làm hai phần: nửa trên là danh sách tên trường (Field Name) kèm kiểu dữ liệu (Data Type), nửa dưới hiển thị các thuộc tính chi tiết của trường ta đang thiết kế, chỉnh sửa.